Der VCP Bayern zieht um!
Der VCP Bayern zieht seine Cloud in Microsoft Teams um. Das kann am Anfang alles sehr verwirrend wirken, deswegen findest du hier viele Antworten auf Fragen! Wenn du weitere Fragen hast, kannst du dich bei Mattias melden.
Cloudsystem
Microsoft Teams wird zukünftig die Cloud ersetzen und bietet alle Möglichkeiten der Nextcloud.
Chat
Bisherige Messenger Gruppen sind nicht mehr notwendig, Teams hat ein eigenes Feature dafür.
Videokonferenzen
Direkt in Teams können Videokonferenzen gestartet werden.
Weitere Tools
Außerdem gibt es sehr viele weitere Tools und Ergänzungen, z.B. ein integriertes Kanban Board.
So trittst du einem Team bei
1. Forms ausfüllen
2. Datenschutzschulung absolvieren
Um in ein Team aufgenommen werden zu können, musst du die Datenschutzschulung absolvieren. Einen Link zu dieser erhältst du, nachdem dein Antrag über Forms abgeschickt wurde oder
du klickst hier.
3. Fertig
Wenn alle vorherigen Schritte erledigt sind und dein Antrag geprüft wurde bekommst du automatisch Zugang zu deinen Teams.
Und was kann ich da jetzt machen?
Cloudordner hochladen
Microsoft Teams soll in Zukunft die Cloud ersetzen. Damit das passieren kann, muss der gesamte Cloudordner eures AKs/Gremiums/etc. einmal in Teams kopiert werden. Innerhalb des Teams könnt ihr in einem beliebigen Kanal (z.B. „Allgemein“ oder „Dateiablage“) eure Dateien hochladen.
Hier kann per Drag&Drop der Cloudordner einfach abgelegt werden. Die Dateien werden automatisch hochgeladen.
Microsoft Teams bietet euch über das Beitrags- und Chatsystem eine Kommunikationsmöglichkeit direkt in der App. Im Tab „Beiträge“ können Beiträge zu beliebigen Themen aufgemacht und von allen Mitgliedern des Kanals kommentiert werden.
Wenn ihr eine Konferenz aufmachen wollt gibt es in Microsoft Teams drei Möglichkeiten/Wege:
Planung durch Mitarbeiter*in aus der Geschäftsstelle
Mitarbeitende der Geschäftsstelle können Meetings jederzeit planen. Dadurch wird im Vorfeld ein feststehender Link generiert, der dann von allen Beteiligten zum vereinbarten Zeitpunkt nur noch angeklickt werden muss.
Besprechung ohne Mitarbeiter*in aus der Geschäftsstelle
Mitglieder des Teams ohne @elkb.de Microsoft Konto können Meetings nicht planen. Stattdessen kann über „Jetzt besprechen“ ein Meeting aufgemacht und der Link an alle beteiligten geteilt werden.
Regelmäßige Meetings ohne Beteiligung der Geschäftsstelle
Wenn ein Raum regelmäßig genutzt wird und der Einladungslink immer gleichbleiben soll, muss ein Mitglied des Teams mit ELKB-Mailadresse (Mitarbeiter*in der Geschäftsstelle) den Raum einmalig aufmachen (Planen). Der Link ist dann feststehend. Jeder Gast des Teams kann den Raum über diesen Link aufmachen und den Warteraum betreuen. Gäste außerhalb des Teams können über den Link nur beitreten, wenn der Raum bereits geöffnet ist. Wenn der Raum noch nicht geöffnet wurde, landen Gäste im Warteraum.
Microsoft Teams bietet viele weitere Integrationen innerhalb eines Kanals. Über das Plus bei den Registerkarten können weitere Integrationen (z.B. Word, Excel, OneNote, Aufgaben und viele weitere) hinzugefügt und genutzt werden. Manche Integrationen brauchen eine Genehmigung, die muss von Mitarbeitenden der Geschäftsstelle beantragt werden. Ansonsten probiert euch einfach durch!
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Um in das Team eines AK/Gremiums/etc. aufgenommen zu werden benötigst du ein Microsoft Konto. Wer Word/Outlook oder andere MS Applikationen (auch Windows) nutzt, hat in den meisten Fällen schon ein solches Konto.
Unter https://microsoft.com kann sich hier eingeloggt werden
Wenn du deine private E-Mail-Adresse (auf welche dein MS-Konto läuft) nicht mit uns teilen möchtest, kannst du ganz einfach auch eine Alias Adresse hinterlegen. Das geht hier:
Hier kann nun eine beliebige existierende E-Mail-Adresse hinterlegt werden (z.B. deine @vcp-bayern.de Adresse)
Wenn ein neues Team erstellt wird, gibt es automatisch den Kanal „Allgemein“, auf den alle Mitglieder des Teams Zugriff haben. Jedes Team kann mehrere Kanäle und in jedem Kanal eine eigene Dateiablage, einen Chat und Meetings nutzen. Die Kanäle können z.B. für Arbeitsbereiche innerhalb des AKs genutzt werden (siehe “ Wir haben in unserem AK/Gremium unterteilte Arbeitsgruppen“ im FAQ).
Innerhalb der Kanäle kann in Registerkarten durch Einbindung von Word, Excel und vielen weiteren Apps gearbeitet werden. Dafür einfach auf das Plus hinter den Registerkarten klicken und die gewünschte Anwendung hinzufügen.
Wenn wir dich mit einer Mailadresse aus deinem MS-Konto hinzugefügt haben, dann ist dein Login das Passwort, das für dein Konto gilt.
Eine allgemeine Einführung, wie du als Gast an Besprechungen teilnimmst oder die APP nutzt, findest du in
diesem Video.
Innerhalb eines Teams können durch private Kanäle Untergruppen erstellt werden, auf die nur bestimmte Mitglieder des Teams Zugriff haben. Auch hier kann eine Dateiablage geführt und alle Funktionen von Teams genutzt werden.
Bei neuen Mitgliedern bitte auf das Forms und die Datenschutzschulung verweisen.
Außerdem eine Info an Mattias (einfach über die zuständige Referentin oder den*die AK Sprecher*in).
Wenn Mitglieder oder Mitarbeitende ausscheiden, muss das an Mattias weitergegeben werden. Er kümmert sich dann um alles weitere.
Keine Panik! Tief durchatmen und dann mit einer möglichst genauen Problembeschreibung bei Mattias anrufen, vielleicht weiß er wie dein Problem zu lösen ist.
